BANDUNG,(PR).- Pengelolaan arsip di Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) terus bertugas menyelamatkan arsip. Menurut Kepala Arsip UPI Ade Sobandi, arsip yang diselamatkan itu tidak hanya dalam bentuk tumpukan kertas.
"Arsip bukan lagi tumpukan kertas. Arsip adalah sistem informasi sehingga yang diselamatkan berupa foto, dokumen, dan video," kata Ade dalam The 1st International Events on Office Management di Fakultas Pendidikan Ekonomi dan Bisnis (FEB) UPI Jalan Setiabudi, Selasa 31 Juli 2018. Hadir juga dalam kegiatan itu, Poan Nor Komariah Binti Chik dari Universiti Teknologi Mara Malaysia dan Nico Irawan dari Rajamangala University of Technology Krungthep Thailand.
Lebih lanjut, Ade menyebutkan tadinya pengelolaan arsip itu tidak diwajibkan bagi perguruan tinggi negeri. Namun dalam peraturan perundang-undangan No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan adanya lembaga baru yaitu arsip perguruan tinggi. "Dengan demikian, perguruan tinggi negeri harus mampu mengelola arsip dinamis dan statis. Bahkan posisi arsip universitas disamakan dengan dinas kearsipan provinsi," ujar Ade.
Kendati demikian, kata Ade, perguruan tinggi memiliki kebijakan sendiri dalam mengelola arsipnya. Ade menyebutkan arsip yang dikelola UPI saat ini merupakan miniatur dari arsip nasional. "Ini pula bedanya arsip UPI dengan BUMN, di mana BUMN hanya mengelola arsip dinamis sedangkan UPI mengelola arsip dinamis dan statis," kata Ade.
Lebih baik
Dikatakan Ade, struktur Arsip UPI dalam lima tahun terakhir juga berubah-ubah. Ia menyebutkan pernah berada di bawah Rektor. Namun untuk saat ini, berada di bawah Wakil Rektor Bidang Perencanaan. Selain itu, Ade juga menyebutkan dalam peraturan kearsipan itu disebutkan juga bahwa perguruan tinggi swasta juga diberi tanggung jawab mengelola arsip. Tapi, kata Ade, sifatnya belum diwajibkan.
Poan Nor Komariah Binti Chik dari Universiti Teknologi Mara Malaysia menyebutkan Malaysia kini tengah mengalihkan pengarsipan secara digital. Nor mengatakan pengarsipan digital lebih baik. Ia mengatakan banyak aplikasi yang dibuat untuk menampung data yang besar. Ia juga mendorong semua perguruan tinggi di Indonesia mulai beralih ke pengarsipan digital. Ia menyebutkan arsip berupa dokumen kertas tetap dapat disimpan. Ia juga menyebutkan perlu aturan ketat dalam penghancuran dokumen. "Di Malaysia ada aturan yang ketat tentang ini. Meski dialihkan ke digital, bukti kertas harus tetap dijaga," ujarnya.***